17 ερωτήσεις που θα κάνουν τα meetings σας να έχουν ουσία… - ΙΠΕ

Η ιστοσελίδα είναι σε δοκιμαστική λειτουργία και ενημερώνεται διαρκώς.

Αλήθεια, είναι αποκλειστική ευθύνη του manager να πραγματοποιήσει ένα επιτυχημένο meeting; Η απάντηση είναι: «όχι πάντα». Μία καλή τακτική, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε ένα εποικοδομητικό meeting, είναι η καθοδήγηση της συζήτησης μέσω ερωτήσεων. Όπως γράφει ο Keith Rosen στο προσωπικό του blog, «οι εβδομαδιαίες, μηνιαίες ή τριμηνιαίες συναντήσεις μπορούν να χάσουν το νόημά τους πολύ γρήγορα. Επίσης, συνήθως ασκείται περιττή πίεση στο manager, προκειμένου να βρει έναν τρόπο να κρατήσει τις συναντήσεις αυτές πολύτιμες. Αντί να πιστεύετε ότι είναι αποκλειστικά ευθύνη του manager να πραγματοποιήσει μια επιτυχημένη συνάντηση, χρησιμοποιήστε ερωτήσεις για να αξιοποιήσετε την εμπειρία, τη γνώση, τη συνεργασία και τη δημιουργικότητα του κάθε ατόμου που έχετε επιλέξει στην ομάδα σας. Η προώθηση μιας υγιούς, ανοιχτής και πλούσιας εμπειρίας της συνάντησης επιτυγχάνεται μόνο όταν ο manager «απελευθερωθεί» και συνδεθεί με όλους τους υπόλοιπους συνομιλητές του σε μια ανοιχτή συζήτηση. Οι ερωτήσεις που θα χρησιμοποιήσετε θα δώσουν τη δυνατότητα στην ομάδα σας να μοιραστεί ιδέες, απόψεις και πιθανές λύσεις. Φυσικά, θα υπάρχουν πάντα εκείνες οι συναντήσεις κατά τις οποίες ο manager θα κινείται στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης ατζέντας. Παρ’ όλα αυτά μπορείτε να θεωρήσετε ότι περίπου το 70% των συναντήσεων είναι μια αμοιβαία συνεργασία κατά την οποία η ημερήσια διάταξη συμφωνείται αμοιβαία και στη συνέχεια καθοδηγείται από την ομάδα. Εκτός αυτού, σκεφτείτε πόσο χρόνο θα εξοικονομήσει με αυτό τον τρόπο ο εκάστοτε manager. Αν βρεθείτε να χτυπάτε το κεφάλι σας στο γραφείο, προσπαθώντας να σχεδιάσετε μια αποτελεσματική συνάντηση, πιθανόν να ζητάτε από τα λάθος άτομα τις απαντήσεις που ψάχνετε. Αντ’ αυτού, εξουσιοδοτήστε τους ανθρώπους της ομάδας σας να ακολουθήσουν τη συγκεκριμένη τακτική. Ακολουθούν 17 ερωτήσεις, τις οποίες χρησιμοποιούν οι κορυφαίοι ηγέτες, για να μετατρέψουν τις συναντήσεις τους από ανούσιες σε πολύτιμες». Διαβάστε αναλυτικά τον κατάλογο των 17 ερωτήσεων: 1. Εάν σχεδιάζαμε αυτή τη συνάντηση μαζί, τι θα θέλατε να δείτε επί τάπητος και πώς θα το χειριζόσασταν; 2. Πώς θα σας φαινόταν να φτάναμε στην άλλη πλευρά του στόχου σας; Ποιο είναι το ιδανικό αποτέλεσμα που αναζητάτε; 3. Ποιος μπορεί να υποστηρίξει την ομάδα ξεκινώντας αυτή τη συζήτηση και να μοιραστεί κάποιες ιδέες για να τονώσει τη συνομιλία μας; 4. Ευχαριστώ, ας συνεχίσουμε να βασιζόμαστε σε αυτό. Ποιος είναι ο επόμενος που θέλει να μοιραστεί κάποιες ιδέες ή σκέψεις γύρω από αυτό; 5. Υπάρχει άλλος τρόπος να το εξετάσουμε αυτό; 6. Καλή ιδέα. Ποιος έχει διαφορετική άποψη γύρω από αυτά που έχουμε συζητήσει μέχρι στιγμής; 7. Αυτό είναι ενδιαφέρον. Τι άλλο μπορεί να είναι αλήθεια; 8. Έχω σίγουρα τη γνώμη μου γύρω από αυτό, και χαίρομαι που το μοιραζόμαστε. Ωστόσο, προτού εκφράσω την άποψή μου, θα ήθελα να ακούσω τις δικές σας σκέψεις, αφού με πολλούς τρόπους είστε πιο κοντά σε αυτή την κατάσταση από ό,τι είμαι εγώ και εμπιστεύομαι την κρίση σας. Ποιος είναι ο επόμενος που θέλει να μοιραστεί μερικές επιπλέον σκέψεις ή αντιδράσεις γύρω από αυτά που συζητάμε; 9. Ποιες υποθέσεις μπορούμε να κάνουμε γύρω από αυτό το ζήτημα; 10. Ποια είναι τα στοιχεία που υποστηρίζουν αυτήν την άποψη / υπόθεση; Πώς ξέρετε ότι αυτή είναι η απόλυτη αλήθεια; 11. Πώς μπορούμε να το δούμε με τέτοιον τρόπο ώστε να αλλάξουμε τη σκέψη μας προς το καλύτερο; 12. Ευχαριστώ που μοιραστήκατε τη γνώμη σας, το εκτιμώ πραγματικά. Ας βαδίσουμε μέσα από λύσεις, για να εξασφαλίσουμε ότι θα επιτύχουμε τα αποτελέσματα που θέλουμε. 13. Τι θα ήταν εφικτό εάν κατορθώναμε να επιτύχουμε αυτά τα αποτελέσματα; 14. Τι ανησυχίες υπάρχουν σε αυτό το σημείο; 15. Ποιες βέλτιστες πρακτικές ή δραστηριότητες εντοπίσαμε ότι μπορούμε να θέσουμε σε εφαρμογή με σκοπό τη συνεχή βελτίωση των καλύτερων δυνατοτήτων μας; 16. Ας αφιερώσουμε τα τελευταία λεπτά της σύσκεψης για να συνοψίσουμε ποια θα είναι τα επόμενα βήματά μας, να προσδιορίσουμε τις προθεσμίες που σχετίζονται με όλα όσα έχουμε συζητήσει, έτσι ώστε να είμαστε όλοι σαφείς και ευθυγραμμισμένοι γύρω από αυτό που πρέπει να κάνει ο καθένας. 17. Πώς αισθάνεστε γι’ αυτό που συζητήσαμε και επιτύχαμε σήμερα; Ας ακούσουμε τι έχει να μας πει ο καθένας. Τι θεωρήσατε πολύτιμο σε αυτή τη συνάντηση;